Was muss ich beachten, wenn ich einem Unternehmen eine Mail schreibe?

Die Dienstagsfrage vom 10. Mai 2016

Was muss ich beachten, wenn ich einem Unternehmen eine Mail schreibe?

An dieser Stelle beantworten wir jede Woche eine Frage. Wenn du eine Frage hast, melde dich gerne unter dienstagsfrage@blicksta.de bei uns!

Ich möchte über blicksta einem Unternehmen schreiben, das interessante Ausbildungen anbietet. Aber wie mache ich das am besten? Was kann ich schreiben? Worauf muss ich achten?

Das ist ein toller Plan! So merkt das Unternehmen, dass du Interesse an der Ausbildung dort hast. Und du bekommst Infos aus erster Hand und Antworten auf deine Fragen. Wahrscheinlich hast du bisher keinem großen Unternehmen geschrieben und bist dir unsicher, wie du das richtig machst. Deshalb kommen hier unsere Tipps für dich.

1. Sei höflich.

Dass es wichtig ist, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, weißt du. Deshalb würdest du natürlich nicht mit dreckigen Klamotten zum Vorstellungsgespräch gehen. Der erste Eindruck, den das Unternehmen von dir bekommt, ist in diesem Fall deine Mail. Also gib dir hier besonders viel Mühe.

Wenn du zum Vorstellungsgespräch gehst, ist es selbstverständlich, dass du die Leute aus dem Unternehmen grüßt. Also gehören auch in deiner Mail eine Anrede und eine Grußformel dazu. Du musst nicht die ganz formale Variante ("Sehr geehrte Damen und Herren", "Mit freundlichen Grüßen") wählen. Ein "Guten Tag" und "Viele Grüße" ist in Ordnung. Aber das solltest du nicht vergessen!

Und würdest du die Personen, die du beim Vorstellungsgespräch triffst, duzen? Wahrscheinlich nicht. Also sprich sie auch in der Mail mit einem höflichen "Sie" an.

2. Achte auf deine Rechtschreibung.

Die Mail an das Unternehmen ist etwas anderes als eine WhatsApp-Nachricht an einen Freund. Zu einem guten ersten Eindruck gehört auch, dass deine Nachricht frei von Rechtschreibfehlern ist. Also schreib in ganzen Sätzen und lies dir die Nachricht vor dem Abschicken noch einmal durch, um Fehler zu vermeiden.

3. Erkläre, wer du bist und was du willst.

Derjenige, der deine Mail bekommt, weiß erstmal nicht, wer du bist und in welcher Situation du dich befindest (ob du auf der Suche nach einem Ausbildungsplatz bist oder dich schon bei dem Unternehmen beworben hast). Deshalb erkläre das kurz in deiner Nachricht.

Wenn du eine konkrete Frage hast, zum Beispiel zu einer Stelle, zum Bewerbungsprozess oder zu einem Beruf, schreib kurz, worauf du dich beziehst. Das macht es dem Empfänger viel einfacher, dir zu antworten.

Ein Beispiel: Du hast dich schon beworben und möchtest wissen, wann du eine Antwort bekommst. Dann schreib nicht "Ich wollte fragen, wie lange es immer dauert, bis man eine Rückmeldung erhält." Sondern "Ich habe mich vor sechs Wochen auf den Ausbildungsplatz zur Industriekauffrau in Pusemuckel bei Ihnen beworben. Da ich noch keine Rückmeldung erhalten habe, möchte ich fragen, wann ich damit rechnen kann."

4. Du schreibst einem Menschen, keiner Maschine 

Deine Nachricht wird von einem echten Mitarbeiter des Unternehmens gelesen und beantwortet und nicht von einem Roboter. Eigentlich klar, oder? Viele vergessen das, wenn sie nicht wissen, wer genau die Mail bekommt und sind in ihrer Mail nicht mehr so höflich. Auch, wenn du nicht weißt, wer deine Mail liest - stell dir am besten eine nette Person vor, der du schreibst.

Und jetzt?

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